Jak przygotować procedury dotyczące ochrony sygnalistów ?

Od 25 września 2024 roku zaczną obowiązywać przepisy nowej ustawy o ochronie sygnalistów, wprowadzającej kompleksowy system ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Aby skutecznie chronić zgłaszających oraz zapewnić prawidłowe funkcjonowanie systemu, konieczne jest opracowanie odpowiednich procedur. Ich wdrożenie, w tym stworzenie zasad umożliwiających przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, stanowi istotne wyzwanie dla pracodawców.

Przypomnijmy, że sygnalistą jest każda osoba ujawniająca informacje o naruszeniach prawa w kontekście zawodowym. Może to być pracownik, współpracownik, kontrahent, stażysta, praktykant, a nawet wolontariusz.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawcy, zatrudniający powyżej 50 osób, prowadzący działalność zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, są zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości.

Przedsiębiorstwa działające w obszarze regulowanym przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy, takie jak biura rachunkowe, banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe, mają obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur niezależnie od liczby pracowników.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ich weryfikacji oraz podejmowania działań następczych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych;
3. w przypadku dopuszczenia przyjmowania zgłoszeń anonimowych – tryb postępowania z takimi zgłoszeniami;
4. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
5. obowiązek podjęcia działań następczych;
6. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
7. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Pracodawca ma również obowiązek realizacji wymagań związanych z ochroną danych sygnalistów, prowadzeniem rejestru zgłoszeń oraz zapewnieniem pracownikom odpowiednich szkoleń. To pracodawca decyduje, czy umożliwi składanie zgłoszeń anonimowych.

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń

Procedura powinna jednoznacznie określać, która jednostka lub osoba w organizacji odpowiada za przyjmowanie, weryfikowanie oraz podejmowanie działań w związku ze zgłoszeniami. Istotne jest, aby osoby lub jednostki pełniące te funkcje były niezależne i posiadały odpowiednie kwalifikacje, umożliwiające obiektywną ocenę każdego zgłoszenia. Możliwe jest również powierzenie tego zadania podmiotowi zewnętrznemu, który musi dysponować odpowiednim upoważnieniem do wykonywania tych obowiązków.

Ustalenie kanałów zgłoszeń

Organizacja powinna zapewnić różnorodne formy przyjmowania zgłoszeń, takie jak ustna i pisemna, poprzez odpowiednie kanały komunikacji, np. dedykowaną skrzynkę mailową, linię telefoniczną lub zewnętrzną aplikację internetową. Zgłoszenia mogą być także składane osobiście, np. podczas spotkania z wyznaczoną osobą. Należy również rozważyć wprowadzenie możliwości zgłaszania anonimowego i jasno określić zasady postępowania z takimi zgłoszeniami. Jeśli procedura nie uwzględnia anonimowych zgłoszeń, nie będą one rozpatrywane. Warto jednak pamiętać, że anonimowość może zwiększyć ryzyko otrzymywania nieuzasadnionych lub fałszywych informacji.

Informowanie sygnalistów

Procedura powinna określać zasady informowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia oraz przekazywania informacji zwrotnej o wynikach jego weryfikacji. Utrzymanie odpowiedniej komunikacji z sygnalistami jest kluczowe dla budowania zaufania do systemu zgłaszania nieprawidłowości. W przypadku, gdy sygnalista nie poda danych kontaktowych, nie będzie możliwe potwierdzenie otrzymania zgłoszenia ani przekazanie informacji o wynikach weryfikacji.

Działania następcze

Po przyjęciu zgłoszenia należy podjąć działania mające na celu wyjaśnienie sprawy i wdrożenie ewentualnych działań naprawczych. Ważne jest, aby proces ten był przejrzysty i zgodny z wewnętrznymi procedurami organizacji.

Zewnętrzny kanał zgłoszeń

Procedura musi zawierać jasne i łatwo dostępne informacje na temat możliwości zgłaszania spraw do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów publicznych.

Wdrożenie procedur

Procedury oraz informacje dotyczące zgłaszania nieprawidłowości powinny być zrozumiałe i łatwo dostępne dla wszystkich pracowników. Warto udostępnić te informacje w formie pisemnej oraz na wewnętrznych stronach internetowych organizacji.

Pracodawca może przyjąć procedury w zakresie ochrony sygnalistów i zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Takie konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od momentu przedstawienia przez podmiot prawny czyli np. pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Szkolenia personelu

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia szkoleń dla pracowników oraz kadry zarządzającej w zakresie ochrony sygnalistów i funkcjonowania systemu zgłaszania nieprawidłowości. Szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty prawne, jak i praktyczne zagadnienia związane z przyjmowaniem oraz weryfikowaniem zgłoszeń.

Monitoring i aktualizacja procedur

Procedury powinny być regularnie monitorowane i aktualizowane, aby były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz potrzebami organizacji. Stały nadzór nad procedurami pozwala na szybką reakcję na zmiany i poprawę efektywności systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Zakaz działań odwetowych

Kluczowym elementem po otrzymaniu zgłoszenia jest zapewnienie ochrony sygnalistom, osobom pomagającym w zgłoszeniu oraz osobom powiązanym z sygnalistą przed działaniami odwetowymi, które mogą być sankcjonowane karnie. Organizacja musi stworzyć mechanizmy monitorujące i przeciwdziałające takim praktykom, ponieważ to pracodawca musi udowodnić, że działania nie są odwetowe. W przypadku wystąpienia działań odwetowych, sygnalista ma prawo do ubiegania się o odszkodowanie.

Opracowanie i wdrożenie procedur ochrony sygnalistów wymaga zaangażowania oraz współpracy różnych działów organizacji. Odpowiednie działanie w tym zakresie nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również sprzyja budowaniu kultury zaufania i odpowiedzialności. Dzięki wdrożeniu skutecznych procedur pracodawca może szybciej identyfikować i eliminować naruszenia prawa, co przyczynia się do zmniejszenia odpowiedzialności oraz zapobiega potencjalnym sporom sądowym.

Za niewdrożenie lub niewłaściwe wdrożenie procedur, utrudnianie zgłaszania nieprawidłowości, oraz podejmowanie działań odwetowych, pracodawca lub osoby działające w jego imieniu mogą ponieść odpowiedzialność karną, której maksymalna kara wynosi do trzech lat pozbawienia wolności.

Polecamy nasz kanał zgłoszeń na rodomaster.pl jako bezpieczne i skuteczne narzędzie do zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów. Program jest dedykowany zarówno inspektorom ochrony danych w dużych organizacjach, jak i mniejszym podmiotom, które nie mają wyznaczonego inspektora.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami, aby odkryć, jak nasz program może usprawnić ochronę danych i skuteczne zarządzanie zgłoszeniami w Twojej organizacji.