Od 1 lipca 2025 roku obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych objął kolejną grupę przedsiębiorców. Nowe regulacje dotyczą teraz również osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), o ile po tej dacie dokonają jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG przed 31 grudnia 2024 r., który po 1 lipca 2025 r. zaktualizuje dane w ewidencji, będzie zobowiązany do założenia adresu do e-Doręczeń i zgłoszenia go do bazy adresów elektronicznych.
Jak zrealizować obowiązek e-Doręczeń?
Zobowiązanie to można spełnić na jeden z trzech sposobów: korzystając z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez Pocztę Polską, wybierając kwalifikowaną usługę doręczenia elektronicznego oferowaną przez prywatnego dostawcę lub – alternatywnie – przez złożenie wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych do ministra właściwego do spraw informatyzacji.
Wprowadzenie tego obowiązku stanowi kolejny krok w kierunku cyfryzacji komunikacji z administracją publiczną. Już wcześniej, od stycznia oraz kwietnia bieżącego roku, e- Doręczenia stały się obligatoryjne m.in. dla jednostek sektora finansów publicznych, sądów i organów administracji publicznej, osób wykonujących zawody zaufania publicznego, spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, a także nowych przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą i dokonujących pierwszego wpisu do CEIDG.
Funkcjonalność systemu e-Doręczeń
System e-Doręczeń pełni funkcję cyfrowego odpowiednika przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru i posiada moc prawną równoważną tradycyjnemu doręczeniu. Jego podstawą prawną jego ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Celem działania systemu jest natomiast zapewnienie skutecznej, bezpiecznej i transparentnej komunikacji między podmiotami publicznymi a prywatnymi, uproszczenie procesów administracyjnych oraz ograniczenie kosztów tradycyjnej – papierowej korespondencji.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność bieżącego monitorowania zmian w CEIDG, ponieważ każda aktualizacja po 1 lipca 2025 roku wiąże się z obowiązkiem uzyskania i aktywowania adresu do e-Doręczeń. Ostateczny termin realizacji tego wymogu, przypadający na 30 września 2026 roku, dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed końcem 2024 roku – nawet jeśli nie dokonają oni zmian w swoim wpisie. Po upływie tego terminu brak adresu do doręczeń elektronicznych może prowadzić do negatywnych konsekwencji proceduralnych, zwłaszcza w kontaktach z administracją publiczną.
Podsumowanie
Nadchodzące zmiany wpisują się w szerszy proces cyfryzacji administracji publicznej oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Skuteczne wdrożenie systemu e-Doręczeń może w dłuższej perspektywie przynieść wymierne korzyści, takie jak szybszy obieg dokumentów, zwiększenie przejrzystości komunikacji, mniejsze ryzyko zaginięcia lub opóźnienia przesyłek. W związku z wprowadzanymi regulacjami konieczne jest właściwe przygotowanie się do nadchodzących obowiązków – zarówno poprzez aktualizację danych, jak i dostosowanie się do formalnych wymogów systemu e-Doręczeń. Terminowe działania pozwolą uniknąć potencjalnych komplikacji związanych z elektronicznym doręczaniem korespondencji urzędowej w nowej, cyfrowej formie.
