W grupach kapitałowych pracownicy często wykonują zadania również na rzecz innych spółek z grupy. Pojawia się więc pytanie: czy wynagrodzenie z dodatkowej umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia) zawartej z inną spółką należy doliczyć do podstawy składek ZUS ze stosunku pracy? Odpowiedź brzmi – nie zawsze. Nie chodzi o to, że „w grupie to wszystko jedno” — wręcz przeciwnie, ZUS i sądy podchodzą do tego bardzo konkretnie.
Kluczowe znaczenie mają dwa przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
- 8 ust. 2a —za „pracownika” uznaje się również osobę wykonującą pracę na podstawie umowy cywilnej zawartej z innym podmiotem, jeżeli faktyczne wykonuje ją na rzecz swojego pracodawcy;
- 18 ust. 1a — gdy powyższy warunek jest spełniony, przychód z umowy cywilnej należy doliczyć do podstawy wymiaru składek ze stosunku pracy.
W praktyce oznacza to, że najpierw trzeba ustalić, czy praca wykonywanabyła faktycznie „na rzecz pracodawcy”, a dopiero potem rozważyć doliczenie wynagrodzenia do podstawy składek. W grupach kapitałowych nie działa więc żaden „automat” — każdą sytuację należy ocenić indywidualnie.
Najważniejszy test, czyli kto faktycznie korzysta z pracy?
Samo istnienie grupy kapitałowej nie wystarcza. Nie obowiązuje tu prosta zasada, że skoro spółki tworzą grupę, to każda praca wykonywana w jej ramach jest automatycznie dla danego pracodawcy.
Kluczowe znaczenie ma faktyczny beneficjent pracy wykonanej na podstawie umowy cywilnej. Jeżeli jest nim pracodawca, zastosowanie mają art. 8 ust. 2a i art. 18 ust. 1a o systemie ubezpieczeń społecznych. Natomiast gdy z efektów pracy korzysta inna spółka z grupy, mamy do czynienia z klasycznym zleceniem, rozliczanym według zasad zbiegu tytułów.
Takie podejście potwierdza utrwalone orzecznictwo Sądu Najwyższego, m.in.:
- wyrok z 9 listopada 2021 r., sygn. III USKP 72/21 — sama przynależność do holdingu nie znosi odrębności spółek; łączenie podstaw następuje tylko wtedy, gdy praca z umowy cywilnej jest faktycznie wykonywana na rzecz pracodawcy;
- wyrok z 8 maja 2025 r., sygn. II USKP 74/24 — rozstrzyga to, kto rzeczywiście wykorzystuje rezultaty pracy, a nie formalne powiązania czy miejsce jej wykonywania;
- wyrok z 20 maja 2025 r., sygn. II USKP 67/24 — doliczenie wynagrodzenia z umowy cywilnej do podstawy składek jest uzasadnione tylko wtedy, gdy pracodawca jest rzeczywistym beneficjentem tej pracy.
Przykład praktyczny
Pracownik spółki A zawiera umowę zlecenia ze spółką B (obie należą do tej samej grupie) i wykonuje czynności na rzecz spółki B. W takim przypadku beneficjentem pracy jest przedsiębiorstwo B, dlatego wynagrodzenie rozlicza się jak klasyczne zlecenie — bez doliczania go automatycznie do podstawy składek z etatu w spółce A. Dopiero gdy rezultaty pracy trafia do pracodawcy, uwzględnia się je w podstawie składek.
Ujmując inaczej, zleceniobiorcę można uznać za pracownika tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
- ma umowę o pracę z podmiotem A,
- zawiera umowę zlecenia z podmiotem B,
- faktycznie wykonuje pracuje dla A,
- a z efektów korzysta właśnieA.
Jeżeli którykolwiek z tych warunków nie występuje — zleceniobiorca nie jest „pracownikiem” i nie podlega pod art. 8 ust. 2a.
Skutki dla rozliczeń
Jeżeli rzeczywistym beneficjentem pracy z umowy cywilnej jest pracodawca, stosuje się art. 8 ust. 2a i art. 18 ust. 1a — przychód z tej umowy włącza się do podstawy składek ze stosunku pracy.
Natomiast gdy beneficjentem jest inna spółka z grupy, zlecenie rozlicza się na zasadach ogólnych zbiegu tytułów. W praktyce oznacza to, że przy czynnym etacie z wynagrodzeniem, co najmniej równym minimalnemu, zlecenie nie stanowi podstawy do ubezpieczeń społecznych. Natomiast, gdy próg nie jest spełniony, obejmuje się je składkami społecznymi i w konsekwencji — również zdrowotną.
Co powinna zrobić spółka?
- Określić beneficjenta — kto faktycznie korzysta z rezultatu.
- Zweryfikować dokumenty — in.: umowy, upoważnienia, korespondencję, protokoły, orzeczenia, aby ustalić na czyją rzecz realizowano usługę i gdzie materializuje się korzyść.
- Jasno opisać role w umowach i upoważnieniach — precyzyjnie wskazywać, kto jest adresatem świadczenia i odbiorcą efektów, aby uniknąć automatycznego „sklejania” spółek w jednego pracodawcę.
- Pamiętać, że liczy się rezultat i jego odbiorca, a nie sama struktura grupowa czy przepływy finansowe.
Podsumowanie
W rozliczeniach w grupie kapitałowej nie obowiązuje zasada — „grupa = jeden pracodawca”. O zastosowaniu art. 8 ust. 2a i art. 18 ust. 1a ustawy systemowej przesądza o tym, kto faktycznie korzysta z efektów pracy. Jeśli beneficjentem jest pracodawca, przychód z umowy cywilnej powiększa podstawę składek ze stosunku pracy. Natomiast, gdy z efektów korzysta inna spółka z grupy, umowę rozlicza się na zasadach ogólnych. Takie podejście jest konsekwentnie potwierdzane w orzecznictwie.
